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一堆纸是痛苦的，管理家庭归档系统可能会很麻烦。 但是，您确实需要挂在某些文档上，因为您不知道何时需要它们。
您需要将税收，收据，银行对帐单和其他重要文件保留多长时间？ 每种类型的文档都是不同的，因此即使您认为已完成所有工作，也要确保在启动切碎机之前将所有文书工作保存足够长的时间。
维护可行的家庭备案系统
创建可行的家庭备案系统的一个关键是开始减少您收到的纸张数量。 它确实可以减少您必须切碎或归档的纸张数量。 这意味着摆脱垃圾邮件，注册电子账单，并且不接受传单，永远不会使用的优惠券，永远不会阅读的目录，或者其他感觉短暂的时光，当您知道自己时真的不是。
第二步是确保您有一个好的邮件管理系统。 邮件收到时处理的效率越高，则一次存档，切碎和回收的大型会话就越少。
设置电子系统
通过设置电子归档系统来消除纸质文件归档，可以节省您的空间，并消除纸张混乱。 如今，电子归档系统具有很大的意义，因为它比以往更容易。
首先，您需要一个扫描仪和一个用于存储文件的位置：计算机上的文件夹系统以及云中的备份以及外部硬盘驱动器。 无论在家中还是在场外，您拥有的备份越多，您就越会准备好放弃大量的文书工作，而不必担心丢失重要的东西。
为不同类型的文档设置通用文件夹（例如，家庭，税收，汽车，出生证明等）。由于可搜索电子归档系统，因此您不必过于精确地存储文档。
然后，扫描每个文档，然后根据内容将其存储在文件夹中。 确保为每个文件都提供一个唯一的文件名来描述它，以便可以通过计算机的搜索功能快速找到它。 此外，在文件名的末尾添加日期可以帮助您将同一类型的文档与不同的时间段区分开。 例如，将其命名为utilitystatement-Feb2019.pdf，而不是致电您的公用事业账单utilitystatement.pdf。
还有许多可用的应用程序可以帮助您快速记录和存储各种文档。 许多设备都可以通过智能手机或平板电脑进行管理，因此，即使您不在家用计算机旁，也可以摆脱文书工作（尤其是收据）。
保留副本
对于最重要的文档，专家建议保留多份副本。 这可能意味着将一个副本保留在云存储中，将另一个副本保留在硬盘上。 这也可能意味着在您的电子文件中保留一份副本，而在防火保险箱中保留一份副本。
永久保存文件
许多文件应永久保存。 由于各种原因，这些都是您将来随时可能需要的最重要的信息。 确保将它们保存在安全的地方，并且副本是安全的，可以在需要它们时为您节省大量时间。
- 学术记录：文凭，成绩单和任何将来在工作中可能使用的投资组合工作录用文件洗礼证明出生证明死亡证明：可能出于税收目的驾驶执照就业记录：任何条款，协议，纪律档案和绩效评估。医疗记录军事记录护照护照退休和退休金记录社会保障卡福利
要存储一定时间的文件
想象一下，桌子上堆积着一辈子的银行对账单和票据。 甚至仅仅十年之后，该堆栈就可能非常庞大。 您应保留一定时间段的多种类型的文档（主要是财务文档），但不必永远存储。 您可能需要每月或每周参考一段时间，然后它们又变成了另一张纸，造成混乱。
棘手的部分是知道什么时候可以摆脱这些类型的记录。 对于所有问题，都没有好的答案，但是建议根据以下内容进行指导：
- 银行对帐单：一个月帐单：与任何税费或保修相关的费用为一年； 所有其他账单都应在付款后立即切碎。租约：保留至您搬出并从房东处退回押金为止。支票和工资单：一年或直到您收到该纳税年度的W-2对账单。大型购买产品（例如电器和电子产品）的保修期限。 对于杂货和衣物之类的东西，请仅保留收据，直到您知道不需要退货为止。税务文件：七年，包括您的备案和所有随附文件，例如W-2和收据。车辆记录：保持到船，汽车或摩托车被出售为止。
如何摆脱文件
切碎文档是保护自己免遭身份盗用的主要方法。 通常，某些文件绝对应该切碎。 这包括具有帐号，出生日期，娘家姓，密码和PIN，签名和社会安全号码的任何内容。
如果文档仍然处于“活动状态”（您需要保留它们以备参考），请按主题将它们放在家庭归档系统中。 仅在不再使用它们时才切碎它们。
切碎哪些文件
当您完成这些文档的使用而不再需要它们时，请随意切碎它们：
- ATM收据银行对账单出生证明副本已取消和作废的支票信用卡账单信用报告具有任何识别信息的就业证件过期的护照和签证投资帐号法律文件投资，存货和财产交易带有签名的项目（租赁，合同，信件等）行李标签医疗和牙科记录带有社会安全号的纸密码或PIN码存根预先批准的信用卡应用程序带有支票号码，信用卡号或任何其他识别信息的收据税表带有识别信息的抄本旅行路线使用的机票公用事业账单（电话，煤气，电，水，有线电视，互联网等）
其他所有内容（例如文书工作）都可以回收。 确保设置灵活的归档系统，以便您可以检查这些文件。 养成定期浏览存储的文档的习惯也是一个好主意。 支付账单，报税或执行类似的重复任务时，请尝试执行此操作，以使您不会忘记并且文书工作变得一发不可收拾。
